Ohje suvun valokuvien arkistoimiseksi

Valokuvat kertovat enemmän kuin tuhat sanaa - mutta pysyvän dokumenttiarvon ne saavat vain tietyillä ehdoilla.

Liitä kuviin, myös negatiiveihin ja diohin tarpeelliset tiedot

numeroi paperikuvat pehmeällä lyijykynällä kovan alustan päällä ja diakehykset
spriiliukoisella tussilla
numeroi negatiivien säilytyspussit tai -liuskat, älä kirjoita negatiivien päällä,
älä koske negatiivin himmeään pintaan, varo sormenjälkiä

Kirjoita kuvien tiedot numerojärjestyksessä erilliselle paperille

kuvanumero
aika: milloin kuva on otettu
paikka
kuvaaja
henkilöiden nimet
kuvan aihe, kuvauksen kohde ja kuvan tapahtuma (mikä järjestö, tilaisuus, työpaikka tai rakennus, ketkä henkilöt, mikä tilanne, jne.)
kuvan lahjoittajan, tietojen antajan nimi ja osoite

suojaa kuvat auringon valolta ja pölyltä
käsittele kuvia varoen, älä tartu kuvapintaan paljain sormin
säilytä valokuvat esim. kirjekuorissa, silkkipaperipusseissa tai tai happovapaasta kartongista valmistetuissa albumeissa; älä käytä muovitaskuja tai albumeja, joissa on itsekiinnittyvät sivut
albumikiinnitykseen kuvakulmat ovat turvallisimmat; älä käytä teippejä, sinitarraa, liittimiä tai liimoja
älä säilytä kuvia lämpimissä tai kosteissa tiloissa

Digikuvien arkistointi alkaa kun kuvat siirretään kamerasta tietokoneelle.
Jos käytät kuvatiedostoissa jpg-formaattia, muista että se pakkaa kuvatiedostot, jolloin kuvan laatu huononee.
Digikuviin tulee liittää samat kuvailutiedot kuin perinteisiinkin kuviin. Digikamerasta tietokoneelle siirretyt kuvat luokitellaan omiin, aiheen mukaisiin kansioihin esim. "Lomamatkat". Nimeä näiden alakansiot esim. kohde_vuosi_kuukausi_päivä. Anna itse kuvatiedostoille sellainen nimi, että siitä ilmenee kuvan sisältö. Tiedostonnimet on hyvä antaa niin, ettei käytä ääkkösiä eikä myöskään erikoismerkkejä. Kuvan ottopäivämäärä tallentuu myös kuvatiedostoon. Se näkyy tiedostonhallinnassa tai kuvankäsittelyohjelmassa.

Säilytyspaikkana tietokoneen kovalevy on hyvä vain väliaikaista tallennusta varten. Kuvat kannattaa siirtää ulkoiselle kovalevylle tai polttaa CD-Romille tai DVD:lle. Levyjä on syytä polttaa kaksi kappaletta - toinen käyttökappaleeksi ja toinen varmuuskopioksi säilytystä varten.
Itse poltettujen levyjen kestosta ei ole tarkkaa tietoa. Huonoimmillaan ne voivat kestää vain joitain vuosia. Suora auringonvalo, naarmut, voimakkaat tussikynät ja tarrat voivat tuhota levyn vielä nopeammin. Polta levyt uudelleen säännöllisin väliajoin, esim. 10 vuoden välein.
Teetä parhaista kuvista vedokset kuvavalmistamossa. Satsaa laatuun: mustesuihkutulosteet kestävät 40 - 80 vuotta ja kehitettävälle valokuvapaperille tehdyt vedokset runsaat 100 vuotta.